Stile ed eleganza senza compromessi
Quando iniziare a organizzare?
Anche se di solito i blog consigliano di organizzare la festa almeno un mese prima, noi pensiamo che per un evento speciale sia meglio iniziare il planning almeno due o tre mesi in anticipo: in questo modo si hanno maggiori possibilità di trovare location e professionisti disponibili. Un bravo DJ, una villa famosa o uno yacht di lusso sono molto richiesti, quindi è consigliabile non trovarsi all'ultimo momento a dover scegliere soluzioni di ripiego. Cominciare a trattare con i fornitori in anticipo permette anche di poter negoziare condizioni più vantaggiose.
Per una buona organizzazione dell'evento si dovrà anche assumere un planner che possa consigliare le soluzioni migliori, avendo come linee guida le indicazioni generali del festeggiato (stile, tipo di evento, ecc.) e gli eventuali limiti di budget di chi offre il party (di norma, i genitori). Per evitare spiacevoli sorprese o per non trovarsi con professionisti di scarso livello, è sempre raccomandabile rivolgersi ad un planner, non solo per risparmiare tempo nell'organizzazione, ma anche per poter esser sicuri che i fornitori abbiano tutti i requisiti di qualità e sicurezza indispensabili. Non dimentichiamo che ci sono leggi e regolamenti (non solo di ambito fiscale) che vanno rispettati per non incorrere in sanzioni.
Ovviamente il periodo dell'anno in cui cade la festa dev'essere tenuto in considerazione: un diciottesimo a febbraio permetterà una scelta di location diversa da quella di un compleanno a luglio; con la bella stagione ci sono molti più locali disponibili ed è possibile festeggiare all'aperto, mentre d'inverno la scelta della location dovrà limitarsi a eventi al chiuso.
Si dovrà anche pensare al momento in cui inviare gli inviti, per dare la possibilità agli ospiti di organizzarsi e tenersi liberi per il giorno dell'evento. La scelta del weekend è la più appropriata per garantire la presenza degli amici, specialmente quando la location si trova fuori città.
Chi invitare?
Il numero di ospiti può variare sulla base di alcune valutazioni preliminari.
Anzitutto dobbiamo chiederci se il budget disponibile permette effettivamente di invitare molte persone, o se non sia meglio limitare il numero degli ospiti a vantaggio della qualità del party. Se non ci sono problemi di budget, questa valutazione può essere messa da parte senza problemi.
Il secondo elemento da considerare è se si vogliono invitare solo gli amici, o se invece si preferisce allargare la festa anche a compagni e conoscenti. Nel primo caso, il diciottesimo risulterà più intimo, nel secondo sarà di maggior impatto ma si dovrà tener presente che non tutti gli ospiti si conoscono già. Per favorire la socializzazione ad una festa con molti invitati dovremo quindi offrire forme di intrattenimento che coinvolgano tutti. Ovviamente il tipo di entertainment dovrà rispecchiare non solo lo stile e il gusto del festeggiato (e della sua famiglia), ma anche quello degli invitati.
Per quanto riguarda la presenza dei genitori, dobbiamo tener presente il loro legittimo desiderio di evitare problemi, e al tempo stesso lasciare libero il festeggiato e i suoi amici, senza che si sentano sotto sorveglianza. Per questo la presenza del planner e dei coordinatori consente da una parte la tranquillità dei genitori (che non vogliono avere spiacevoli sorprese), e dall'altra la libertà di movimento degli ospiti. In certi casi si potrà pensare ad un evento per la famiglia e un altro per gli amici.
Location
La scelta della location è importante e va fatta sulla base del periodo dell'anno, della capienza, dei requisiti logistici (vicinanza, limiti di orario per la festa, ecc.) e ovviamente del budget.
Dobbiamo quindi capire se la location dev'essere nella stessa città, oppure se può essere anche lontana: ad esempio, una baita in montagna per un party invernale è un'idea da tenere in considerazione solo se gli invitati sono disposti a sposarsi. Nulla vieta di organizzare la festa a Mykonos o a Ibiza, specialmente se ci sono voli low cost disponibili o se si prenota un volo charter per tutti gli invitati. Anche le isole Eolie o le Egadi possono rappresentare una alternativa simpatica e non inflazionata.
Al di là della scelta tradizionale di una villa con piscina o di un palazzo in centro o una discoteca famosa, si può pensare ad un party su uno yacht, oppure in uno stabilimento termale (con spa, trattamenti estetici, ecc), in un agriturismo con percorsi nella natura (per i ragazzi sensibili all'ecologia). Le idee sono moltissime e siamo in grado di progettare qualcosa di unico e assolutamente personalizzato.
Spesso si rischia, soprattutto navigando su internet, di lasciarsi influenzare dal "copia/incolla" di altre feste, finendo per rinunciare ad una scelta personale. E' invece molto meglio affidarsi all'esperienza del planner, con il quale iniziare a progettare il proprio party in modo da garantire un evento davvero esclusivo e memorabile.
Entertainment
Anche l'intrattenimento è importantissimo, perché costituisce in definitiva la parte che coinvolge gli invitati, assicurando il divertimento di tutti. Per questo motivo, sarà utile pensare a quali forme di entertainment offrire agli ospiti, evitando quelle che possono risultare non adatte allo stile e al tipo di party.
Alcune attività potranno essere destinate a tutti, mentre altre potranno essere pensate per un numero più ristretto di persone: ti invitiamo a consultarci per discutere nel dattaglio le nostre proposte, che per ragioni comprensibili non pubblichiamo sul sito.
Catering e open bar
Sulla base della location, possiamo decidere se offrire agli invitati una cena, un buffet, un cocktail con finger food ecc. Tutto dipende dal tipo di party, ovviamente. Ed anche per la scelta degli alcolici da somministrare: anche se gli ospiti sono tutti maggiorenni, è opportuno valutare se limitarsi soft drinks o se offrire anche cocktail e long drinks ad alta gradazione. In questo i desideri del festeggiato dovranno fare i conti con la volontà dei genitori. Ma c'è sempre spazio per proposte interessanti e non scontate.
Design e decorazione
Per la decorazione dell'evento proponiamo sempre un design personalizzato, evitando tutto quello che è già stato visto o che non è coerente con lo stile dell'evento. Le nostre proposte variano a seconda del tipo di party e del budget disponibile, ma si distinguono sempre per unicità e creatività. Grazie alle partnership con importanti fornitori italiani e stranieri, siamo in grado di rendere veramente esclusivo il design per il tuo diciottesimo.
Di cosa si occupa il Planner
- Ideazione del concept
- Predisposizione del budget dell'evento
- Supervisione dell'allestimento della festa
- Contatti con il cliente, la famiglia e i fornitori
- Pianificazione e gestione della logistica e dei trasferimenti
- Contatti con il personale della venue e assegnazione dei compiti
- Assistenza agli invitati
- Controllo delle consegne e dell'allestimento
- Security
- Assistente personale
Questi servizi possono essere personalizzati sulla base delle richieste del cliente.
iniziamo subito
a pianificare il tuo diciottesimo
